Все изменения в трудовой деятельности работника отображаются в его трудовой книжке. Это обязательный документ, который подтверждает трудоустройство и текущее положение работника. Все особенности прописаны в Правилах заполнения и в Трудовом кодексе Российской Федерации.

Основная информация

Трудовая книжка – это документ, где содержится вся информация обо всех действиях касаемо трудовой деятельности. До конкретного возраста она используется для оформления и начисления пенсионных накоплений. Компании–работодателю такие сведения необходимы для различных выплат, совершения операций. Именно поэтому, необходимо корректно отображать все сведения в данном документе.

В трудовой книжке отображается следующая информация:

1. сведения о приеме на новое место трудоустройства;
2. получение перевода на иное место работы или на иную должность;
3. изменение фамилии, имени и отчества по обстоятельствам;
4. при наличии службы в армии и других инстанциях государственного типа;
5. повышение квалификации;
6. получение различных дополнительных наград;
7. увольнение сотрудника.

В документе не отображаются премии, которые выплачиваются на ежемесячной основе.

Определения

Трудовая книжка – это документ, который отображает все сведения о трудовой деятельности сотрудника за весь период трудоспособно возраста.

Приказ – это документ компании, который остается в делопроизводстве организации. Издается на основании заявления об уходе.

Законодательство

Регламентирует вопрос касаемо заполнения трудовой книжки – Постановление Правительства России № 225 от 16 апреля 2005 года.

Именно здесь прописываются все основные правила, основания и особенности при заполнении документа.

Также стоит дополнительно выделить следующие правовые акты:

1. Постановление Минтруда № 69, где указаны все требования для заполнения;
2. ТК РФ, а точнее статья 66, где описываются особенности. Также это статьи 192, 193, где прописывается ответственность за некорректное ведение. Статья 83 оговаривает расторжение договорных отношений по независящим обстоятельствам;
3. Письмо Роструда от № 656–6–0, где оговаривается ответственность за хранения Трудового кодекса;
4. статья 5.27 Кодекса об административном правонарушении, где оговариваются все последствия за несоблюдение действующего законодательства.

Оформление титульного листа

Каждый работодатель в кадровой службе должен иметь все трудовые книжки работников, кто совершает трудовые действия на постоянной основе более 5 дней.

В кадровой службе отмечается вся необходимая информация о профессиональной деятельности. Это устанавливается требованием Трудового кодекса.

Имя

Персональные данные в виде имени прописываются в полной форме, как и указано в документе, удостоверяющем личность. Нельзя использовать никакие сокращенные формы и инициалы.

Сведения о персональных данных можно уточнить в паспорте или водительском удостоверении, военном билете.

Дата рождения

Дата рождения также указывается в трудовой книжке на титульном листе. Для записи такого типа применяются арабские цифры.

При указании числа и месяца, как правило, используют двухпорядковые числа, а год уже записывается четырехпорядковым.

Образование

В данной графе используется метод уточнения уровня образования. Это может быть высшее, средне–специальное или иное. Здесь можно указать не оконченное высшее на текущий момент времени.

Сведения об этом стоит брать только после предоставления полного пакета документов сотрудником.

Специальность

В графе прописывается основная специальность работника, которая получена им в образовательном учреждении. Информация проставляется только на основании представленных документов об образовании.

Дата заполнения

Здесь фиксируется дата постановки первой записи в новой книжке. Стоит уточнить, что здесь можно написать месяц прописью, и это не считается существенной ошибкой при оформлении.

Подпись владельца

Каждый работник должен расписаться в получении и корректности заполнения обязательного документа для работника. Это должна быть личная подпись.

Подпись сотрудника

Здесь должна проставляться подпись работника, который уполномочен заполнять трудовые книжки. Как правило, это сотрудник отдела кадров или начальник такого работника.

Но не каждый работодатель может себе позволить кадровую службу. И часто, такая инициатива возлагается на бухгалтера или руководство.

Печать

Все сведения, указанные работодателем, заверяются печатью компании. Это вправе быть официальная печать или кадровика, если имеется оформления таковой.

Основная работа и ее данные

Если это основное место трудоустройства, то записывается следующие сведения:

1. наименование компании. Запись осуществляется в 3–ей графе таблицы. Не содержит сокращений и аббревиатур правового характера в начале документа. В конце возможно проставить в скобках правовую форму;
2. номер порядковой записи. В первую графу вносится порядковый номер сведений о работе;
3. дата. Это фактическое трудоустройство по всем остальным документам. Проставляется в виде арабских цифр в соответствующий столбец. Располагается запись в той строке, где и порядковый номер записи;
4. запись о трудоустройстве. Все прописывается в 3–ем столбце. Начинается запись с строки, где указан порядковый номер и дата трудоустройства. Здесь указывают наименование подразделения компании куда именно принят работник, его должностную информацию;
5. уточнение основания. Как правило, здесь указывается документ, который является основанием для заполнения. Это приказ о трудоустройстве нового сотрудника.

Трудовая деятельность по совместительству

Не редко сотрудник выполняет сразу несколько работ. И часто это становится работа по совместительству. Информация о дополнительном заработке прописывается только по собственной инициативе работника. Если он желает сделать соответствующую отметку, то отдел кадров совершает действие.

Перевод и смена должности

Не редко происходит ситуация, когда работник, который показал себя высококвалифицированным специалистом, переводится в другой отдел или меняет должность. Все это фиксируется в трудовой книжке.

Для этого прописывается:

1. порядковый номер записи;
2. дата перевода арабскими цифрами (по фактическому сроку);
3. сведения о переводе и должности. Это третья графа, где отображается куда осуществляется перевод и на какую должность;
4. основания для совершения. Здесь указываются сведения с выпущенного приказа.

Заполнение информации об увольнении в трудовой книжке

Каждый сотрудник должен знать правильное заполнение трудовой книжки при увольнении образец. Увольнение – это очередной повод совершить запись в документах и сделать это вовремя. Ведь действующее законодательство требует выдачу трудовой книжки в последний день отработки.

Если этого не совершить, то на работодателя накладывается административный штраф, и он обязуется выплатить компенсацию сотруднику.

Здесь отображается:

1. порядковый номер совершения операции;
2. дата издания приказа. Фактически, это заключительный день. Цифры только арабские;
3. причины для совершения действия – по собственному желанию на основании статьи 77, пункта 3 Трудового кодекса Российской Федерации;
4. основание – это последняя графа, где прописывается документ, оговаривающий причину. То есть это приказ;
5. после внесения всех необходимых записей, уполномоченное лицо ставит печать, а затем свою подпись;
6. гражданин, после ознакомления, ставит также свою подпись.

Заполнение трудовой книжки при увольнении образец:

Исправление ошибок

В трудовой книжке нельзя допускать никаких исправлений. Это регламентируется действующими правилами по заполнению трудовой книжки. Замазывать и зачеркивать сведения не рекомендуется. Но имеется способ исправления ошибок – признать данные недействительными.

Если это номер, то проставляется номер очередной записи, при исправлении даты – дата, с которой считается запись недействительной.

В третьем столбце прописывается «запись №… недействительна». А затем совершается запись актуальной информации.

Ответственность за учет, ведение и хранение

На основании выше перечисленных правовых актов, обязанность по хранению и заполнению лежит на руководстве. Оно само назначает ответственного сотрудника, который отвечает за все действия, производимые с трудовыми книжками.

Не редко бывает ситуация, когда сотрудник требует предоставить ему на временной основе документ. В этом случае, под расписку, могут выдать трудовую книжку по месту предоставления.

Наказание за некорректное ведение:

1. кадровик получает наказание в соответствии со статьей 192, 193 ТК РФ – административный штраф 1000–5000 рублей;
2. для руководства наказание регламентируется статьей 5.27 КоАП. На основании данного правового акта, взыскание 30000–50000 рублей или приостановка деятельности компании на квартал.

Как оформляет книжку ИП

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса России, трудовой книжкой является документ, который необходим сотрудникам для учета стажа. ИП не считается работником, а это говорит о том, что самостоятельно делать запись не нужно в документах.

Учет трудового стажа совершается за счет уплаты ФСС и ПФР.

Каждый работодатель должен своевременно отображать все сведения в трудовой книжке работника. Иначе, это ему сулит существенными штрафными санкциями.